IT-managed services en outsourcing goed inkopen door cocreatie

Organisaties besteden hun kritieke IT-infrastructuur en technisch applicatiebeheer steeds vaker uit aan Managed Service Providers (MSP’s). De beweegredenen zijn helder: focus op kernactiviteiten en het benutten van de expertise en schaalbaarheid van gespecialiseerde partners. Daar waar de beschikbaarheid en veiligheid van IT-systemen direct impact hebben op de bedrijfscontinuïteit of maatschappij, zijn de belangen groot.

Deze trend verandert de rol van inkoop. Waar voorheen extra capaciteit werd ingehuurd, zogenaamde flexibele ‘handjes’, gaat het nu om het vormgeven van een strategisch partnerschap voor langere termijn. Doorgaans is de aanpak een zoektocht naar de beste match tussen de eisen van de organisatie en de diensten van de leverancier. Omdat deze samenwerkingen meestal worden vastgelegd in contracten met een langere looptijd, is de keuze cruciaal. Een mismatch bij de start is gedurende de looptijd immers moeilijk en kostbaar om te herstellen.

Waarom organisaties worstelen met hun eigen IT-vraagstuk

Veel organisaties worstelen met het doorgronden van hun eigen IT-vraagstuk. Het blijkt in de praktijk lastig om de businessbehoeften te identificeren en te vertalen naar een heldere uitvraag aan de markt. Door het ontbreken van goede selectie- en vergelijkingskaders ontstaat vaak het ‘appels met peren’-effect: aanbiedingen van verschillende serviceproviders worden onvergelijkbaar, waardoor een objectieve waardebepaling nagenoeg onmogelijk is.

Hoewel domeinexperts de business begrijpen en IT-specialisten de techniek beheersen, ontbreekt het organisaties vaak aan de specifieke expertise op het gebied van strategische IT-inkoop en regievoering. Men onderschat de kennis die nodig is om de complexiteit van de bedrijfskritische processen te vertalen naar een heldere, toekomstgerichte IT-uitvraag. Het risico is een partnerkeuze op basis van verkeerde aannames, met als resultaat IT-dienstverlening die niet aansluit bij de werkelijke behoeften van de organisatie.

Dat organisaties hiermee worstelen is volkomen begrijpelijk. Waarom zou een organisatie bedreven zijn in een proces dat zij niet dagelijks uitvoert? Het strategisch inkopen van IT-diensten kun je daarom gerust een vak apart noemen.

Inkoop door cocreatie in de definitiefase

Voor dergelijke situaties is een klassieke aanpak niet geschikt en is een alternatieve benadering nodig. In plaats van te focussen op ‘Welk voorstel scoort het beste?’, verschuift de focus naar: ‘Met welke partner durven we de komende jaren onze doelen en ambities vorm te geven?’.

Het antwoord ligt in cocreatie: niet eerst de oplossing dicteren, maar eerst de juiste kandidaat-partners selecteren om vervolgens samen het vraagstuk te doorgronden en de uitvraag te formuleren. Om dit proces effectief in te richten, staan drie principes centraal.

1. Selecteer op fit en vermogen

Selecteer een beperkt aantal kandidaat-partners op basis van beoogde ‘fit’. Beoordeel kandidaten op domeinexpertise, relevante referenties, visie, cultuur en houding ten aanzien van samenwerking. De focus ligt hierbij op strategische alignment: selecteer partijen die niet alleen de techniek beheersen, maar ook de intrinsieke houding en het vermogen hebben om uw organisatie de komende jaren echt vooruit te helpen.

2. Gebruik gezamenlijke definitie-workshops

Organiseer gezamenlijke definitie-workshops. In deze sessies komen interne stakeholders en geselecteerde kandidaat-partners samen om het IT-vraagstuk te doorgronden en de uitvraag te formuleren.

Het doel van deze fase is het creëren van een gedeeld begrip van het probleem en het vaststellen van de kaders waarbinnen kandidaat-partners later hun eigen oplossingsvoorstel mogen uitwerken. Gezamenlijk worden onder meer de volgende aspecten expliciet gemaakt:

• Het onderliggende businessvraagstuk en de strategische aanleiding.
• De beoogde dienstverlening en te realiseren resultaten door de toekomstige partner, los van de technische invulling.
• De scope en afbakening van wat expliciet binnen en buiten de opdracht valt.
• De succes- en selectiecriteria waarop aanbiedingen worden beoordeeld.
• De niet-onderhandelbare randvoorwaarden, zoals eisen aan continuïteit, security, compliance, SLA’s en governance.

Door deze definitie gezamenlijk scherp te krijgen, ontstaat een eenduidige uitvraag waarop alle kandidaat-partners kunnen reageren. Dit voorkomt interpretatieverschillen en maakt het mogelijk om aanbiedingen objectief te vergelijken (‘appels met appels’), zonder de technische oplossing vooraf te dicteren.

De ‘hoe’-vraag blijft nadrukkelijk bij de kandidaat-partners. Zij behouden volledige ontwerpvrijheid om het vraagstuk later op hun eigen manier op te lossen, zolang zij aantoonbaar voldoen aan de geformuleerde criteria. Het resultaat is een kwalitatief betere uitvraag, realistische verwachtingen en aanbiedingen die daadwerkelijk inzicht geven in het onderscheidend vermogen van de verschillende kandidaat-partners.

3. Benut de cocreatiefase als pilot voor toekomstige samenwerking

De manier waarop een kandidaat-partner zich opstelt tijdens de cocreatiefase is de beste voorspeller voor de toekomstige samenwerking. Cocreatie fungeert hiermee als een pilot. Het maakt de professionaliteit van een kandidaat-partner zichtbaar en toont hoe deze omgaat met onzekerheid en complexiteit. Het biedt u de kans om te beoordelen of deze partij daadwerkelijk de rol van partner en ‘trusted advisor’ kan invullen. Richt een kandidaat-partner zich op context, organisatiedoelen en de waarde die een oplossing moet opleveren — in plaats van op vroegtijdige oplossingsrichtingen — dan geeft dat inzicht in de toekomstige samenwerking. De kwaliteit van de samenwerking tijdens de cocreatiefase is een directe afspiegeling van de kwaliteit die u tijdens de operationele fase kunt verwachten.

Borgen van waarde door strategisch partnerschap

Effectief inkopen van IT-diensten gaat over het borgen van de waarde die IT toevoegt aan de organisatie. Het vraagt om regie op de definitie van het vraagstuk en de keuze van de juiste partner in plaats van alleen het vergelijken van aanbiedingen. Door cocreatie in te zetten borgt u de aansluiting op de werkelijke businessbehoeften en vergroot u de kans op een partner die uw organisatie daadwerkelijk vooruithelpt.

Dit artikel is onderdeel van een reeks waarin vraagstukken rondom regievoering over IT-omgevingen vanuit alle fasen van de IT-lifecycle centraal staan.